会社に欠かせない!機転が必要な秘書の業務

経験と気配りを活かす

派遣秘書はそれまでさまざまな企業で経験を積んでいる人が多く、その分ノウハウが高いと言えます。どの企業の中にあっても、上司が何を求めているかを考えて先回りをして動き、業務が円滑に回るように手配するのが秘書の仕事です。特に派遣としていくつもの会社で何人もの上司に付いて仕事をしていた秘書は、それまでの経験からより迅速に対応できるのが強みです。

代表的な仕事にスケジュールの管理があります。忙しい上司ほど会議や来客の予定がたくさん入っているので、出席した会議が長引いてしまうとその後はスケジュールどおりにいかなくなってしまいます。そういった時には、必要度を見極めながら秘書がスケジュールを組み直していきます。また上司との会合を希望する人がいれば、用件とスケジュールを確認した上でアポイントを受け付けて取り次ぎます。このように上司が安心して業務を遂行できるように、一歩先を読んで対応するのが秘書の仕事といえます。

目立たないけれども大切なこと

派遣で秘書になった時には、人目につかないところで行う業務も膨大です。電話やメールなどの応対も秘書が間に入り、必要度に応じて選別してから上司へと取り次ぎます。また会議や取引先に渡す資料の他に頂き物のお礼状といった文書を作成することも多く、その際には上司に代わって冷静な判断力と細かな気遣いを求められるのも秘書の仕事です。その他、上司のデスク周りを整えたり書類のファイリングなども行います。仕事の一つ一つは地味な作業かもしれませんが、上司がいつでも快適に業務を行えるように整えること全般が秘書の仕事になります。

秘書の派遣サービスを利用すると、秘書への教育費・労務管理費などの負担を少なくできるので、人件費の圧縮を図れることがあります。